Jak zarządzać projektem

Jakość wyjazdów zagranicznych (mobilności)

Jakość mobilności determinuje jakość rezultatów. Warto zadbać o wysoką jakość i odpowiednie przygotowanie wyjazdu. Uczestnicy osiągną znacznie większe korzyści z wyjazdów, jeśli się do nich odpowiednio przygotują pod względem językowym, kulturowym i pedagogicznym.

Więcej wskazówek można znaleźć w poniższych dokumentach:

Żeby rozmawiać o doświadczeniach związanych z mobilnością można skorzystać z nietypowej mapy

Zarządzanie ryzykiem

  • Określenie sposobów ograniczania ryzyka wymaga zidentyfikowania potencjalnych sytuacji, które mogą wystąpić w projekcie, a będą miały niekorzystne wpływ na jego realizację lub rezultaty. Identyfikowanie ryzyk wynika z naszej wiedzy o rzeczywistości, o tym co potencjalnie może się wydarzyć. Można posłużyć się metodami, które ułatwią lub uporządkują identyfikowanie ryzyk np.: burza mózgów, zgłoszenia każdego członka zespołu projektowego.
  • Po zidentyfikowaniu potencjalnych ryzyk należy je przeanalizować pod kątem prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz negatywnych skutków dla realizacji projektu.
  • Sposoby ograniczania ryzyka będą dotyczyły tylko tych ryzyk, które są wysoce prawdopodobne i będą miały duże negatywne skutki dla realizacji projektu. W sposobie ograniczania poszczególnych ryzyk należy podać kto będzie podejmował działania, żeby zapobiec powstaniu danego ryzyka oraz jakie działania zostaną podjęte, kiedy ryzyko wystąpi.

 

Monitoring

  • Monitorowanie projektu polega na systematycznym zbieraniu i analizowaniu informacji, dzięki którym można zweryfikować, czy projekt jest realizowany zgodnie z założeniami.
  • Monitorowaniu podlega zatwierdzony plan pracy, w tym zadania oraz rezultaty projektu. Badaniu podlega to, czy są one wykonywane zgodnie z harmonogramem i budżetem projektu. Monitorowanie planu pozwala zidentyfikować działania, w których są opóźnienia, a także mobilizować zespół do nadrobienia zaległości.
  • Analizie może także podlegać dokumentacja projektowa, w tym: wniosek, protokoły rekrutacyjne, listy obecności, dzienniki zajęć, zaświadczenia, ankiety, raporty cząstkowe itp.
  • Wyniki monitorowania są źródłem informacji dla bieżącej oceny postępu realizacji projektu oraz ewaluacji okresowej i końcowej.
  • Należy w każdej instytucji wskazać osobę odpowiedzialną za monitorowanie realizacji projektu.

 

Ewaluacja

Ewaluacja to badanie wybranych aspektów realizacji projektu. Można sprawdzać np. czy uczestnicy odnoszą korzyść z udziału w działaniach projektowych, czy rezultaty wypracowywane w projekcie odpowiadają wymaganiom osób, którym mają służyć, czy organizacja pracy projektowej jest optymalna czy są osiągane cele projektu. Ważne, żeby badać takie obszary realizacji projektu i w taki sposób, żeby wnioski wyciągane z badań mogły wspierać realizację projektu.

Publikacja nt. ewaluacji projektu

 

Współpraca z partnerami

Zasady funkcjonujące w partnerstwie

 

  • Partnerstwo dąży do wspólnego celu poprzez współpracę i współdziałanie. Niezbędnymi elementami, na których można budować partnerstwo to: zaufanie, prowadzenie dialogu, równe traktowanie, odpowiedzialność, transparentność, zasada konsensusu, rzetelność i solidarność.
  • Współpraca w partnerstwie umożliwia dzielenie się doświadczeniami, wymianę dobrych praktyk, wzajemne inspirowanie, łączenie zasobów, wspólne tworzenie rezultatów oraz kultury współpracy.
  • Każdy projekt posiada lidera (koordynatora partnerstwa). Jednakże partnerzy wspólnie przygotowują projekt, wspólnie go realizują oraz wspólne nim zarządzają. Każdy z partnerów, żeby móc odpowiedzialnie realizować projekt, powinien dysponować wnioskiem i oceną wniosku dokonaną przez eksperta oraz umową ze swoją Agencją Narodową.
  • Do projektów współpracy szkół w trakcie ich realizacji nie może przystąpić żaden nowy partner, nie można również dokonać wymiany którejś ze szkół na inną szkołę. W przypadku, gdy z realizacji projektu zrezygnuje szkoła koordynująca, wówczas cały projekt ulega rozwiązaniu.

Zapewnienie stałego zaangażowania partnerów w projekt

Istotne jest podjęcie działań integrujących partnerów np. poprzez wspólne przygotowanie dokumentów czy też kontakty nieformalne. To umożliwi zbliżenie partnerstwa oraz wspólne dynamiczniejsze działania.

Ważne jest także uzgodnienie jednolitych procedur działania oraz stworzenie wzorów dokumentów, co pozwoli uniknąć nieporozumień.

Warto także angażować partnerów lokalnych poprzez informowanie ich o aktualnych postępach w projekcie, w tym o wynikach spotkań partnerskich czy poszczególnych fazach projektu. Angażowanie interesariuszy wzbogaca prace projektowe o zewnętrzny punkt widzenia oraz o informacje zwrotne o prowadzonych działaniach.

Podtrzymanie partnerstwa i zaangażowania 

Osoby zarządzające powinny posiadać umiejętność zarządzania projektami, umiejętność podejścia wielokulturowego oraz moderowania relacji między partnerami.

Przy większym projekcie współpracę może ułatwić utworzenie grup roboczych, które przejmą odpowiedzialność za wybraną część realizacji projektu. Będą także współpracować z koordynatorem projektu.

Partnerzy wewnętrzni

W realizację projektu powinien być zaangażowany zespół nauczycieli z każdej szkoły. Prowadzenie projektu jest działaniem zbyt kompleksowym, żeby mogło być realizowane jednoosobowo przez koordynatora. W zależności od tematyki i zakresu projektu powinni być w niego zaangażowani nauczyciele, którzy będą mogli adekwatnie wesprzeć działania projektowe. Koordynator musi więc dbać również o dobrą współpracę i zaangażowanie zespołu projektowego w szkole.

 

Współpraca z organem prowadzącym szkołę

  • Przedstawiciele organu prowadzącego mogą pomóc w znalezieniu szkół partnerskich do współpracy międzynarodowej, ponieważ niejednokrotnie współpracują z regionami partnerskimi, miastami bliźniaczymi lub mają kontakty z wcześniej realizowanych projektów.
  • Przedstawiciele organu prowadzącego szkołę powinni włączyć się w upowszechnianie rezultatów projektu oraz zapewnianie jego trwałości, mogą wspierać szkołę we wdrażaniu innowacji.
  • Prawny przedstawiciel organu prowadzącego szkołę podpisuje wszystkie dokumenty związane ze składaniem wniosku oraz realizacją projektu, chyba że dyrektor szkoły uzyska pełnomocnictwo.
  • Dofinansowanie na realizację projektu jest przekazywane, po podpisaniu umowy na realizację projektu, na rachunek bankowy organu prowadzącego szkołę.
  • Sprawne zarządzanie budżetem projektu wymaga również dobrej współpracy z osobami zajmującymi się obsługą księgową organu prowadzącego szkołę.
  • Ponieważ dofinansowanie projektu przekazywane jest w transzach, a ostatnia transza (ok. 20% wartości dofinansowania projektu) przekazywana jest po zakończeniu realizacji projektu, może być konieczność zapewnienia tej kwoty w budżecie organu prowadzącego szkołę do momentu jej odzyskania po przekazaniu przez Narodową Agencję ostatniej transzy dofinansowania.
  • Odpowiedzialność za realizację projektu ponosi organ prowadzący szkołę.