Mobility Tool+

informacje podstawowe

 

Czym jest Mobility Tool+

Mobility Tool+ (MT+) to aplikacja internetowa dostępna pod linkiem: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility, przeznaczona dla beneficjentów programu Erasmus+. Pozwala ona zarządzać danymi dotyczącymi realizowanych projektów oraz składać raporty końcowe. Umowy na realizację projektów obligują beneficjentów programu Erasmus+ do regularnego/comiesięcznego uzupełniania danych w Mobility Tool+.

Właścicielem i głównym administratorem aplikacji internetowej jest Dyrekcja Generalna Wydział Edukacja i Kultura (DG EAC).

Ogólna Instrukcja obsługi systemu znajduje się tutaj:

  1. wersja angielska: Mobility Tool+ Przewodnik dla Beneficjentów programu Erasmus+ [PDF] wersja z 10-08-2016 r.
  2. wersja polska: Mobility Tool+ Przewodnik dla Beneficjentów programu Erasmus+ [PDF] wersja z 13-05-2016 r.

Logowanie do systemu

Uzyskanie dostępu do MT+ i projektu uwarunkowane jest wcześniejszym utworzeniem konta w systemie ECAS. Instrukcję jak to zrobić, można znaleźć tutaj, w kroku 1. Rejestracja w bazie ECAS. Należy przy tym pamiętać o wybraniu domeny Zewnętrznej (External).

E-mail, którego należy użyć do rejestracji, musi być tym samym adresem, który został podany we wniosku o dofinansowanie w informacjach o osobie kontaktowej lub w ankiecie beneficjenta przesyłanej do Narodowej Agencji.

Jeżeli po zalogowaniu się system wyświetli komunikat: It seems that your role in the system has not been defined yet. Please contact Mobility Tool Helpdesk at your National Agency for more information

należy sprawdzić, jakiego adresu e-mail użyto do logowania się do systemu MT+ (wyświetlany jest on poniżej komunikatu). Jeżeli jest on inny niż ten podany we wniosku, należy podać ten z wniosku/ankiety i ponowić próbę.

Dane projektu dostępne są w systemie MT+ dopiero po podpisaniu umowy finansowej z Narodową Agencją. System informuje o pojawieniu się projektu w MT+, przesyłając wiadomość e-mail na adres podany we wniosku. Adresu e-mailowego, na który wpłynęła wiadomość z MT+ należy użyć do zalogowania się do systemu.

W przypadku problemów z logowaniem należy skontaktować się z Narodową Agencją mtool_helpdesk@frse.org.pl, podając przy tym numer projektu oraz przesyłając zrzut ekranu z informacją o błędzie.

Rejestrowanie mobilności i uzupełnianie pozostałych danych

W trakcie realizacji projektu, w systemie MT+ należy uzupełniać następujące dane:

– w przypadku Akcji 1 i 3- informacje o mobilnościach, czyli indywidualnych wyjazdach uczestników projektu. Dane te uzupełnia się w zakładce Mobilności;

– w przypadku Akcji 2- w zakładkach: Rezultaty Intelektualne Projektu, Wydarzenia upowszechniające i Działania związane z uczeniem się, nauczaniem i szkoleniami.

W przypadku uzupełniania mobilności można skorzystać z dwóch metod, prostszej z wykorzystaniem kreatora mobilności- poprzez użycie przycisku zielonego plusa „dodaj mobilność” lub wykonując import/eksport mobilności poprzez plik csv.

Poniżej przedstawiamy wideo instrukcje ilustrujące powyższe metody:

How to add mobility – wersja .docx do pobrania
How to export and import mobilities – wersja .docx do pobrania
How to read the error log – wersja .docx do pobrania
How to work with CSV – wersja .docx do pobrania

Dla użytkowników korzystających z importu/eksportu danych poprzez csv., poniżej znajduje się słownik z listami kodów:
Mobility Tool+ Data Dictionary for Erasmus+ projects [PDF] (EN).

MT+ podlega modyfikacjom i rozbudowie, może się zdarzyć, że wzorzec *csv ulegnie zmianie po eksporcie danych z MT+ do zbioru excela w tym przypadku jego import nie powiedzie się. Ponowny import będzie możliwy po dostosowaniu struktury zbioru excela do aktualnie przyjętego w MT+ wzorca *.csv.

W celu poznania struktury importu danych z plików csv, prosimy o zapoznanie się z:

Mobility Tool+ Data Dictionary for 2014 call KA103 higher education mobility projects [XLSX]
Mobility Tool+ Data Dictionary for 2015 call KA103 higher education mobility projects [XLSX]
Mobility Tool+ Data Dictionary for 2016 call KA103 higher education mobility projects [XLSX]
Mobility Tool+ Data Dictionary for 2015 call KA107 higher education mobility projects [XLSX].

 

Składanie raportów indywidualnych przez uczestników mobilności w Akcji 1

Do złożenia raportu indywidualnego zobowiązany jest każdy uczestnik mobilności (z wyjątkiem uczestników Wymian Młodzieżowych). Zgodnie z zapisami umowy, którą organizacja wysyłająca musi zawrzeć z każdym uczestnikiem, raport należy złożyć maksymalnie w ciągu 30 dni od otrzymania wezwania do złożenia raportu. W przypadku sektora Młodzież umowa nie jest wymagana.

Aby było możliwe złożenie raportu przez uczestnika, osoba wyznaczona przez beneficjenta do rejestrowania danych w systemie Mobility Tool+, powinna najpierw zarejestrować mobilność (patrz: pkt 3). Wskazane jest, aby dane mobilności były wprowadzane na bieżąco, a najpóźniej przed realizacją mobilności. Dzięki temu system będzie mógł automatycznie wysłać uczestnikowi mailowe wezwanie do złożenia raportu od razu po terminie zakończenia mobilności. W emailu podawany jest link do raportu – jego adres zaczyna się od: http://ec.europa.eu/eusurvey/. Email jest wysyłany z adresu replies-will-be-discarded@ec.europa.eu.

Raport uczestnika ma formę ankiety online, zawierającej głównie pytania zamknięte. Należy pamiętać, że wszyscy uczestnicy mobilności muszą złożyć raporty indywidualne przed złożeniem przez beneficjenta raportu końcowego z realizacji całego projektu. Beneficjent ma prawo uzależnić wypłatę ostatniej raty dofinansowania dla uczestnika od złożenia indywidualnego raportu, co powinno być uzgodnione w umowie z uczestnikiem. W przypadku niespełnienia tego warunku raport końcowy nie będzie mógł zostać zaakceptowany na etapie oceny formalnej.

Składanie raportów

Raporty postępu/przejściowy

Do złożenia raportu postępu/przejściowego zobligowani są tylko ci beneficjenci, którzy posiadają stosowny zapis na ten temat w umowie finansowej. Dla pozostałych organizacji raport nie jest wymagany.

Raportu postępu/przejściowego nie składa się za pośrednictwem systemu Mobility Tool+. Poniżej znajdują się odnośniki do formularzy raportów postępu/przejściowych dla poszczególnych akcji i sektorów:

Raport końcowy

Do złożenia raportu końcowego zobowiązany jest każdy beneficjent. Raport końcowy traktowany jest jako wniosek o płatność końcową. Zgodnie z zapisami umowy raport należy złożyć maksymalnie w ciągu 60 dni od daty zakończenia projektu. Raport końcowy składa się w wersji elektronicznej, za pośrednictwem systemu Mobility Tool+, w zakładce Raporty.


Przed przystąpieniem do składania raportu zachęcamy do zapoznania się z Instrukcją wideo:

Obowiązkowym załącznikiem do raportu końcowego jest Oświadczenie (Declaration of Honour). Formularz Oświadczenia jest dostępny w systemie Mobility Tool+ po wypełnieniu całego raportu i zapoczątkowaniu procesu jego składania (3 minuta 49 sekunda instrukcji wideo).

Uwaga

W przypadku, gdy płatność końcowa ma być dokonana na inny numer rachunku bankowego beneficjenta niż ten określony w umowie, fakt ten należy zgłosić Narodowej Agencji, najpóźniej w dniu złożenia raportu końcowego.

Ocena raportu końcowego

Proces oceny raportu końcowego przeprowadzany przez Narodową Agencję obejmuje następujące etapy:

  • Ocena formalna
  • Walidacja mobilności (w przypadku projektów Akcji 1. i 3.)
  • Ocena jakościowa
  • Analiza finansowa

Zasady dotyczące kryteriów oceny raportów końcowych oraz kwalifikowalności kosztów są opisane w Załączniku III do umowy finansowej między beneficjentem a Narodową Agencją.

Platforma Rezultatów Programu Erasmus+

Elementem raportowania zrealizowanych działań jest zamieszczenie rezultatów projektów na Platformie Rezultatów Programu Erasmus+. Jest to obowiązkowe w przypadku beneficjentów Akcji 2. w każdym sektorze programu Erasmus+ i stanowi warunek rozliczenia projektu. Beneficjenci realizujący projekty w ramach Akcji 1. i Akcji 3. nie mają takiego obowiązku, ale są zachęcani do publikacji rezultatów swoich projektów. Dzięki temu zapewniają im większą widoczność i mogą skuteczniej je promować.

Więcej informacji na temat Platformy

Zapisz

KOMUNIKATY

Dane kontaktowe w sprawach technicznych - e-mail: mtool_helpdesk@frse.org.pl

(w temacie wiadomości uprzejmie prosimy o podanie numeru projektu)


Błąd wysyłki komunikatów usunięty!

W dniu 02-09-2016 usunięty został czasowy błąd działania aplikacji MT+ blokujący wysyłkę komunikatów e-mailowych do uczestników indywidualnych mobilności.

Aby w pełni przywrócić w/w funkcjonalność zaleca się wyczyszczenie pamięci w przeglądarce internetowej.


UWAGA!

Zdarza się, że po otworzeniu dwóch projektów (a co za tym idzie zbioru mobilności) w dwóch przeglądarkach internetowych jednocześnie, rejestrowana mobilność zostaje przypisana do niewłaściwego projektu.

Zaleca się zachowanie ostrożności przy pracy w MT+ z wieloma przeglądarkami.

Erasmus+ Feedback - zgłoś swoje uwagi

Jeżeli w serwisie nie znalazłeś informacji, których szukałeś, napisz do nas. Twoja opinia pomoże nam poprawić jakość funkcjonowania serwisu Erasmusplus.org.pl.

Dziękujemy!

Rate your favorite idea!

No Feedback yet, be the first one to submit your idea!
Feedback