Ważne, ciekawe, interesujące – co się u nas dzieje

Zarządzanie dużym projektem Partnerstwa strategicznego w programie Erasmus+ (Akcja 2.) jest skomplikowane, ale wykonalne – przekonuje dr Dorota Bazuń, koordynatorka tego typu przedsięwzięć na Uniwersytecie Zielonogórskim. – Ten proces dostarcza nie tylko zmartwień i siwych włosów, ale daje też dużo satysfakcji – zapewnia z uśmiechem. Razem z trzema innymi koordynatorami międzynarodowych projektów – dr inż. Dorotą Kamińską z Politechniki Łódzkiej, Moniką Sujką z Wyższej Szkoły Biznesu i Nauk o Zdrowiu w Łodzi i dr. hab. Markiem Frankowiczem z Uniwersytetu Jagiellońskiego – podpowiadają, jak sprawnie realizować takie inicjatywy.

WSPÓŁPRACUJ ZE SPRAWDZONYMI PARTNERAMI
Ostrożnie i starannie dobieraj partnerów. Jeśli masz osoby sprawdzone we współpracy, nie szukaj na siłę nowych. A gdy ich nie masz, kieruj się rekomendacjami zaprzyjaźnionych instytucji. Poczta pantoflowa też ma tu znaczenie. Nie sugeruj się osobistymi relacjami – przyjaźń to przyjaźń, a zasady projektu to zasady projektu. Czasem dopiero w praktyce można sprawdzić, czy kompetencje partnera w zakresie jakichś działań są tak wysokie, jak nam o tym mówiono.

PLANUJ
Już na etapie planowania projektu należy opracować wstępny harmonogram, który będzie punktem odniesienia w trakcie realizacji działań projektowych. Trzeba w nim uwzględnić nie tylko kalendarz roku szkolnego, akademickiego czy plan konferencji i szkoleń związanych z projektem, ale także przerwy świąteczne – zarówno w polskich placówkach oświatowych, jak i w placówkach naszych zagranicznych partnerów. Odpowiednie zaplanowanie działań projektowych – z uwzględnieniem przerw w pracy danej instytucji lub organizacji – wymaga wcześniejszego przeanalizowania kalendarzy w różnych krajach i kontaktu z partnerami.

ZARZĄDZAJ ZADANIAMI
Kluczowe jest prawidłowe określenie zarówno celów projektu, jak i ról, które mają odegrać poszczególni partnerzy. W procesie podziału obowiązków powinien brać udział cały zespół, bo pozwoli to szerzej spojrzeć na cele i właściwie ocenić ryzyko, że niektóre pomysły nie wypalą. Dokładnie rozdziel zadania, aby potem się nie okazało, że partnerzy projektu zajmują się tym samym. W zarządzaniu przedsięwzięciem pomocne mogą się okazać wykresy Gantta lub dostępne online aplikacje typu Basecamp, Trello, Slack, Monday.

MIERZ SIŁY NA ZAMIARY
Na pewno masz ambitne plany, ale nie należy porywać się z motyką na słońce. Dodawanie nowych zadań do już trwającego projektu może mu bardziej zaszkodzić niż pomóc. Trzymaj się głównego celu, a pomysły, których nie udało się zrealizować w jednym przedsięwzięciu, zachowaj na następne.

POZWÓL SOBIE NA ELASTYCZNOŚĆ
Wiadomo, jak to bywa z planami – teoria na papierze to jedno, a realizacja celów w praktyce to drugie. Niektórych rzeczy, zwłaszcza zdarzeń losowych, nie jesteś w stanie przewidzieć. Trzęsienia ziemi, konflikty zbrojne, pandemie – to problemy, z którymi borykają się m.in. koordynatorzy międzynarodowych projektów, bo zjawiska te wpływają na proces realizacji zaplanowanych przedsięwzięć. Dlatego harmonogramy działań powinny być do pewnego stopnia elastyczne, aby – w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności – mogły zostać zaktualizowane.

ZARZĄDZAJ RYZYKIEM
Koordynując projekt, przygotuj się na to, że coś może pójść nie tak. Nie chodzi tutaj o zaklinanie rzeczywistości, ale o ograniczenie ryzyka. Choroba kluczowej osoby w zespole, wycofanie się partnera projektu – to sytuacje, które trzeba przewidzieć i z góry określić, jakie działania zostaną podjęte, gdy do nich dojdzie. Dobrze, gdy koordynator ma „pod ręką” osobę, która wesprze go w ewaluacji i monitorowaniu działań projektowych, dostrzeże braki, zauważy zagrożenia czy też zasugeruje działania naprawcze. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Zadbaj o to, by mieć wszystkie wymagane zgody uczestników projektu. Przykład? Masz fantastyczne zdjęcia dokumentujące realizację przedsięwzięcia, jednak co z tego, jeśli nie masz zgody na przetwarzanie i udostępnianie wizerunku uczestników? Warto o tym wcześniej pamiętać.

BUDŻET TO PODSTAWA
Jak nim zarządzać? Kluczowe jest opracowanie – na etapie formalizowania współpracy z Narodową Agencją – szczegółowego planu wydatkowania przewidzianych umową środków przez wszystkie zaangażowane instytucje partnerskie. Plan powinien uwzględniać koszty realizacji poszczególnych działań projektowych na kolejnych etapach, zarówno w kraju, jak i za granicą. Ponadto zasadne jest przygotowanie dla partnerów szczegółowych wytycznych dotyczących procesu zarządzania finansami, uwzględniających m.in. zasady i terminy raportowania kosztów. Prowadź stały monitoring finansowy, który polega na kontrolowaniu wykorzystania przyznanych środków oraz zgodności poniesionych wydatków z zasadami programu Erasmus+. Warto zaplanować koszt zarządzania finansami w projekcie – opłacenie osób we własnej organizacji lub zlecenie tego zadania podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym.

WSPÓŁPRACA, KOMUNIKACJA, ROZMOWA
Ustalenie właściwych zasad współpracy i form komunikacji ma kluczowe znaczenie dla powodzenia realizowanego przedsięwzięcia. Powinny one obejmować zarówno kwestie dotyczące podziału zadań merytorycznych, jak i doboru metod oraz częstotliwości kontaktów. W projektach międzynarodowych ważne jest zrozumienie innych kultur – ma to zasadnicze znaczenie w komunikacji między partnerami. Partnerzy muszą wiedzieć, że reguły i zwyczaje funkcjonujące w ich krajach i instytucjach mogą nie pasować innym i że ważne jest znalezienie „wspólnych mianowników”. Prowadź komunikację otwartą na pomysły, gdzie każdy członek zespołu ma szansę się wypowiedzieć i zaproponować rozwiązanie, a lider projektu może na tej podstawie wyciągnąć wnioski i wytyczyć kolejne obszary działania. Dobra komunikacja pozwala na sprawne monitorowanie postępów oraz pozytywnie wpływa na motywację zespołu. Warto dostrzegać osiągnięcia, pytać, co jest powodem opóźnień, bo być może wynikają one z niezrozumienia zadania. Kanałów komunikacji jest wiele (np. Zoom, WhatsApp, Facebook) i nie chodzi o to jak, tylko o to, żeby faktycznie rozmawiać.

Monika Sujka – koordynatorka projektów edukacyjnych w Wyższej Szkole Biznesu i Nauk o Zdrowiu w Łodzi; z wykształcenia biolog i pedagog; koordynatorka projektu „Neuropedagogy” – Partnerstwa strategicznego w sektorze szkolnictwa wyższego.

Dr Dorota Bazuń – absolwentka studiów podyplomowych Zarządzanie projektami badawczo-rozwojowymi; ma kilkuletnie doświadczenie w realizacji i koordynacji projektów badawczych i pracy w zespołach projektowych na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Zielonogórskiego.

Dr inż. Dorota Kamińska – adiunkt w Instytucie Mechatroniki i Systemów Informatycznych Politechniki Łódzkiej. Nominowana do tytułu EDUinspirator 2021 w kategorii Szkolnictwo wyższe za koordynację międzynarodowego projektu „Virtual Mechatronic Laboratory”.

Dr hab. Marek Frankowicz – pracownik Wydziału Chemii Uniwersytetu Jagiellońskiego; koordynator wielu międzynarodowych projektów edukacyjnych, ekspert ds. akredytacji międzynarodowych; autor raportów i opracowań związanych z reformą polskiego szkolnictwa wyższego i budową Europejskiego Obszaru Szkolnictwa Wyższego.

Zainteresował Cię ten tekst?
Przejrzyj pełne wydanie Europy dla Aktywnych 2/2023: