Zamieszczanie dokumentów w systemie rejestracji organizacji Erasmus+ oraz Europejskiego Korpusu Solidarności (ORS)

1. Dołączenie dokumentu do systemu ORS poczytywane jest za potwierdzenie jego zgodności z oryginałem oraz aktualności na potrzeby weryfikacji prawidłowości udzielenia pełnomocnictwa i posługiwania się nim w toku zawierania umowy o dotację. 

2. Dokumenty są uznawane przez Narodową Agencję za akceptowalne, jeśli zostały zamieszczone w systemie ORS nie wcześniej niż na 3 miesiące przed czynnością (np. zawarciem umowy). 

3. Dokument, który ma być zamieszczony w ORS, należy skanować w rozdzielczości 150-200 dpi, w kolorze, do pliku w formacie PDF. W przypadku dokumentów wielostronnych należy połączyć je w jeden plik PDF. Plik PDF musi być czytelny. 

4. Przy nazywaniu pliku PDF należy korzystać z przyjętego poniżej formatu: 

[krótki opis dokumentu _ oznaczenie osoby, której dotyczy].pdf 

Przykład: (UWAGA WAŻNE!!!):

„Zaświadczenie wybór burmistrza_Nowak_Jan.pdf”

5. Dokumenty wydane elektronicznie, tj. podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym załącza się w takiej postaci jakiej są, bez nanoszenia jakichkolwiek adnotacji. Dokument powinien podpisać elektronicznie reprezentant prawny (w przypadku kilku uprawnionych wystarczy jeden z nich) lub osoba przez niego umocowana (działającą na podstawie pełnomocnictwa). 

6. Przygotowane do aktualizacji dokumenty należy wprowadzać do ORS z wykorzystaniem strony www: https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc (menu boczne ORGANIZACJE --> MOJE ORGANIZACJE). 

7. W systemie ORS dokumenty w pierwszej kolejności należy aktualizować poprzez dodanie kolejnej jego wersji, jeśli wersja starsza danego dokumentu się tam znajduje (przykładowo poprzez zastąpienie dokumentu dotyczącego byłego członka zarządu nowym dotyczącym nowego członka zarządu, zastąpienie dokumentu dotyczącego byłego Starosty nowym dotyczącym nowego Starosty itd.). 

8. Jeżeli w ORS dodawany jest nowy dokument należy skorzystać z funkcji dodaj dokument (ADD DOCUMENT).

9. Aktualizacji dokumentu dokonuje się z wykorzystaniem funkcji dodaj nową wersję dokumentu (ADD NEW DOCUMENT VERSION)

10. Dokumenty warto grupować wg dostępnych kategorii dokumentów: 

Przykładowo:

1. w kategorii Legal Entity dołączane są dokumenty związane z organizacją jako całością (np. Statut, umowa spółki, akt założycielski etc.); 
2. w kategorii Legal Representative authorisation dołączane są pełnomocnictwa; 
3. w kategorii Legal Representative identity document dołączane są dokumenty związane z reprezentacją organizacji (np. zaświadczenie o wyborze na wójta, uchwała powołująca członka zarządu powiatu, powołanie skarbnika powiatu, dokument potwierdzający wybór Rektora etc.); 
4. w kategorii Registration document dołączane są dokumenty związane z rejestracją podmiotu we właściwym rejestrze (np. wyciąg z ewidencji klubów sportowych prowadzony przez właściwego terytorialnie starostę); 
5. w kategorii Other dołączane są pozostałe dokumenty, które nie da się zakwalifikować do powyżej opisanych kategorii. 

11. Po aktualizacji / dodaniu dokumentu należy potwierdzić zmianę poprzez naciśnięcie przycisku UPDATE.

12. Należy pamiętać, że dokumenty należy aktualizować, szczególnie przed zdarzeniami w cyklu życia projektu, które wiążą się z dokonywaniem czynności (oświadczeń) wobec Narodowej Agencji, np. złożenia wniosku o udzielenie dotacji, zawarcia umowy, aneksu, złożenia raportu częściowego, raportu końcowego. 

13. Więcej informacji o ORS można zaleźć na stronie www: https://erasmusplus.org.pl/jak-zlozyc-wniosek-o-projekt.  

14. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z opiekunem projektu.